Диаграмма в Excel — это мощный инструмент, чтобы по данным таблицы отобразить числа в визуальной форме. Она облегчает процесс понимания и анализа информации, представленной в таблицах. В этой статье мы рассмотрим, как построить диаграмму по таблице в Excel, создавая график шаг за шагом, предлагая пошаговое руководство и практические рекомендации.
Шаг 1: Подготовка данных
Прежде чем создавать диаграмму, убедитесь, что ваши данные корректно организованы.
Убедитесь в наличии заголовков столбцов и правильности данных в ячейках. Начните с ввода числовых данных в таблицу на рабочем листе, а затем переходите к следующим действиям.
Для большинства диаграмм Excel, таких как гистограммы и круговые диаграммы, не требуется специальной структуры данных. Вы можете расположить данные в строках или столбцах, и Microsoft Excel автоматически определит оптимальный способ их отображения, который вы затем сможете настроить и изменить.
В этом примере будет построена диаграмма в Excel по данным таблицы, которую вы видите ниже:
Шаг 2: Выбор типа диаграммы
Диаграмма, также известная как график, представляет собой графическое отображение числовых данных в виде столбцов, кругов, линий и других форм. В Excel графики используются для лучшей визуализации большого объема данных или выявления связей между различными показателями.
Microsoft Excel позволяет создавать множество типов диаграмм, таких как столбчатые, линейные, круговые, областные, пузырьковые, биржевые, поверхностные, лепестковые, сводные и многие другие.
Выберите тип диаграммы, который наилучшим образом соответствует вашим данным. Рассмотрим, как это можно сделать.
Использование диаграммы по умолчанию
Диаграмма по умолчанию позволяет сэкономить время, чтобы быстро построить график в Excel по данным таблицы . Когда вам срочно нужен график или необходимо быстро просмотреть тенденции в данных, вы можете создать диаграмму в Excel по таблице буквально одним нажатием клавиши. Просто выберите данные в таблице и нажмите одну из следующих горячих клавиш вставки:
Alt + F1, чтобы вставить диаграмму по умолчанию на текущий рабочий лист.F11, чтобы создать диаграмму по умолчанию на новом листе.
Когда вы создаете таким способом диаграмму в Excel, то используемый тип диаграммы по умолчанию — двумерная столбчатая диаграмма.
Как изменить тип диаграммы по умолчанию
Чтобы изменить тип диаграммы по умолчанию, выполните следующие действия:
- Нажмите кнопку запуска диалогового окна рядом с разделом «Диаграммы».
- В диалоговом окне «Вставка диаграммы» щелкните правой кнопкой мыши диаграмму или шаблон диаграммы в папке «Шаблоны» и выберите опцию «Сделать стандартной» в контекстном меню.
- Нажмите «OK», чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
Чтобы создать диаграмму на основе ранее созданного шаблона диаграммы, откройте диалоговое окно «Вставка диаграммы», щелкнув средство запуска диалогового окна в группе «Диаграммы» на ленте.
Затем на вкладке «Все диаграммы» перейдите в папку «Шаблоны» и выберите желаемый шаблон.
Шаг 3: Построение диаграммы по таблице Excel
Чтобы сделать красивый и информативный график в Excel по данным таблицы, полезно учитывать следующие моменты:
- В легенде диаграммы используются либо заголовки столбцов, либо данные в первом столбце. Excel автоматически выбирает данные для легенды на основе вашего макета данных.
- Данные в первом столбце (или заголовках столбцов) используются в качестве меток вдоль горизонтальной оси X диаграммы.
- Числа в других столбцах используются для создания меток вертикальной оси Y.
Выделите все данные, по которым вы хотите сделать диаграмму. Включите туда заголовки столбцов, если хотите, чтобы они отображались в легенде диаграммы или метках осей.
- Если хотите создать диаграмму на основе смежных ячеек, можно выбрать только одну ячейку в таблице, и Excel автоматически включит в диаграмму все смежные ячейки с данными.
- Чтобы построить график на основе данных в несмежных ячейках, выберите первую ячейку или диапазон ячеек, затем удерживайте клавишу CTRL и выберите остальные ячейки или диапазоны. Обратите внимание, что отображать несмежные ячейки или диапазоны на диаграмме можно только если выделенная область образует прямоугольник. Например, можно выбрать несмежные диапазоны A1:A5, C1:C5 и E1:E5.
- Совет: чтобы выбрать все используемые ячейки на листе, поместите курсор в первую ячейку используемого диапазона (нажмите Ctrl+Home чтобы перейти к A1), затем нажмите Ctrl + Shift + End, чтобы расширить выделение до последней заполненной ячейки. Подробнее читайте здесь: Горячие клавиши чтобы выделить в Excel.
Чтобы добавить диаграмму на текущий лист, перейдите на вкладку «Вставка» > группу «Диаграммы» и укажите тип диаграммы, который вы хотите создать.
Excel автоматически создаст диаграмму на основе выделенных вами значений. В Excel 2013 и более поздних версиях вы можете нажать кнопку «Рекомендуемые диаграммы», чтобы просмотреть галерею предварительно настроенных диаграмм, и выбрать ту из них, которая лучше всего соответствует вашим данным.
Выбор оптимального размера и формата диаграммы – важный этап в создании визуализации данных. От этого зависит, насколько эффективно диаграмма передаст информацию и будет ли она легко восприниматься аудиторией.
Факторы, влияющие на выбор размера и формата
- Цель диаграммы:
- Сравнение: Если нужно сравнить несколько значений, лучше использовать столбчатые или линейные диаграммы.
- Соотношение частей: Для отображения доли каждой части от целого подходит круговая диаграмма.
- Тренды: Линейные графики хорошо показывают изменения данных во времени.
- Корреляция: Диаграммы рассеяния используются для выявления связи между двумя переменными.
- Количество данных:
- Маленький объем: Для небольшого количества данных подойдет простая диаграмма.
- Большой объем: Для большого объема данных можно использовать несколько диаграмм или интерактивные визуализации.
- Аудитория:
- Специалисты: Для специалистов можно использовать более сложные и детализированные диаграммы.
- Широкая аудитория: Для широкой аудитории лучше использовать простые и понятные диаграммы.
- Место размещения:
- Презентация: Диаграммы для презентаций должны быть крупными и яркими.
- Отчет: Диаграммы для отчетов могут быть меньшего размера и более детализированными.
В этом примере мы создаем объемную гистограмму. Для этого щелкните стрелку рядом со значком Гистограмма и выберите один из видов в разделе Объемная гистограмма.
Чтобы просмотреть дополнительные типы диаграмм, нажмите ссылку «Другие гистограммы…» внизу. Откроется диалоговое окно «Вставка диаграммы». Вверху вы увидите список доступных дополнительных видов. Вы также можете выбрать другие типы графиков в левой части диалогового окна.
Совет. Чтобы сразу увидеть все доступные типы диаграмм, щелкните кнопку запуска диалогового окна как показано на скриншоте ниже.
Ну, в принципе, вы закончили. График помещен на текущий рабочий лист в виде встроенной диаграммы. Вот какую трёхмерную диаграмму мы смогли создать в Excel по нашей таблице:
Построенный график уже выглядит неплохо, и все же вы можете внести некоторые изменения и улучшения, как подробно описано в статье «Как изменить диаграмму в Excel ».
Шаг 4: Настройка диаграммы
Графики в Excel состоят из отдельных элементов. Некоторые из этих элементов отображаются по умолчанию, другие можно добавлять и изменять вручную по мере необходимости.
| 1. Область диаграммы 2. Название диаграммы 3. Область графика 4. Горизонтальная ось (категория) 5. Вертикальная ось (значение) | 6. Название оси 7. Точки данных ряда данных 8. Легенда диаграммы 9. Метка данных |
После создания диаграммы вы можете настроить её для улучшения визуализации данных:
- Измените тип диаграммы, если это необходимо. Чтобы применить шаблон диаграммы к существующему графику, щелкните правой кнопкой мыши этот график и выберите «Изменить тип диаграммы» в контекстном меню. Или перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Рекомендуемые диаграммы».
- Добавьте заголовки осей и подписи к данным.
- Измените цвета и стили диаграммы для улучшения визуального восприятия.
- Используйте функции «Конструктор» и «Форматирование» для дополнительной настройки.
Оптимизация работы с диаграммами
Для повышения эффективности работы с диаграммами в Excel, используйте следующие советы:
- Применяйте сводные таблицы для упрощения анализа данных.
- Сохраняйте шаблоны диаграмм для повторного использования.
- Используйте формулы и функции для автоматического обновления данных в диаграммах.
Построить по данным таблицы график в Excel – это простой и эффективный способ визуализации данных. Следуя этим шагам и рекомендациям, вы сможете легко создавать и настраивать диаграммы, что значительно упростит анализ и представление информации.