В этой статье мы подробно рассмотрим, какой формат данных ячейки Excel вы можете использовать и как можно быстро поменять формат и внешний вид ячеек для лучшего представления данных.
Большинство пользователей знакомы с базовыми функциями форматирования — они умеют задавать числовые и текстовые форматы. Но знаете ли вы, как точно настроить отображение десятичных знаков, выбрать нужный валютный символ или применить экспоненциальное представление чисел? А что насчёт горячих клавиш, с помощью которых можно буквально в одно касание преобразить оформление?
- Что означает формат данных в Excel?
- Как поменять формат данных ячейки в Excel
- Описание вкладок в окне «Формат ячеек»
- Быстрые способы форматирования текста в Excel
- Формат данных на ленте Excel
- Горячие клавиши для изменения формата данных Excel
- Почему форматирование может не работать?
- Как избежать автоматического форматирования в Excel?
- Вопросы и ответы
Что означает формат данных в Excel?
По умолчанию всем ячейкам на листе Excel присваивается формат «Общий». Это универсальный вариант, при котором введённые данные сохраняются без изменений — но с небольшими нюансами.
Иногда Excel может интерпретировать введённые значения по своему усмотрению. Например, если вы введёте большое число в слишком узкий столбец, оно может быть отображено в научном формате (например, 4.7E+08 вместо 470000000). Однако в строке формул всегда сохранится первоначальное значение, которое вы ввели.
Также Excel автоматически может преобразовать данные по типу содержимого. Введите, например, 1/4 или 01.04.2025, и программа распознает это как дату, применив соответствующий формат.
Чтобы определить, какой формат применяется к конкретной ячейке, выделите её и посмотрите на поле «Формат числа» на вкладке «Главная».
Форматирование влияет только на отображение, но не меняет само значение. Например, если число 0,6691 отображается как 0,67 — в расчетах Excel продолжит использовать полное значение.
То же касается даты и времени: Excel хранит дату как целое число, а время — как его дробную часть. Вы можете настроить их отображение, но в вычислениях Excel использует исходное значение. Более подробно о форматах даты и времени читайте здесь: Формат даты в Excel и Формат времени в Excel.
Чтобы увидеть настоящее значение, записанное в ячейке — посмотрите на строку формул.
Как поменять формат данных ячейки в Excel
Когда требуется изменить внешний вид числа, даты, отображение границ ячейки, выравнивание текста или друге параметры, используйте диалоговое окно «Формат ячеек». Этот инструмент доступен несколькими способами:
4 способа открыть диалоговое окно «Формат ячеек»:
- Нажмите сочетание клавиш
Ctrl + 1. - Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке → выберите «Формат ячеек».
- Щелкните стрелку в правом нижнем углу группы Число (вкладка «Главная»).
- Перейдите на вкладку Главная → группа Ячейки → кнопка Формат → выберите Формат ячеек.
Вы увидите окно с шестью вкладками — каждая отвечает за определённые настройки. С их помощью вы сможете поменять формат данных ячеек Excel
Описание вкладок в окне «Формат ячеек»
1. Вкладка «Число»
Позволяет выбрать подходящий формат: числовой, денежный, процентный, экспоненциальный и др. Подробно об этой вкладке мы расскажем в отдельной статье: Что такое числовой формат в Excel и как он работает.
Также мы отдельно рассмотрели форматы Excel, которые вы можете создать самостоятельно в соответствии с вашими задачами: Как создать пользовательский формат в Excel.
2. Вкладка «Выравнивание»
Позволяет настроить расположение текста в ячейке:
- Горизонтальное и вертикальное выравнивание;
- Перенос текста по ширине;
- Сжатие текста до ширины ячейки;
- Центрирование по выделенному диапазону (альтернатива объединению ячеек);
- Изменение направления (слева направо, справа налево);
- Поворот текста под углом — задайте значение в градусах.
Совет: если текст не помещается, попробуйте включить перенос или сжатие текста.
3. Вкладка «Шрифт»
Здесь можно изменить:
- Тип и размер шрифта;
- Цвет;
- Начертание (полужирное, курсив и т. д.);
- Эффекты: зачёркивание, подстрочный, надстрочный текст.
Быстрые клавиши:
Ctrl + B— полужирный;Ctrl + I— курсив;Ctrl + U— подчеркивание.
Более подробно о форматировании при помощи горячих клавиш читайте в этой статье: Горячие клавиши форматирования Excel.
4. Вкладка «Граница»
Позволяет создать рамки вокруг ячеек:
- Выбирайте стиль, цвет, положение границ (внутренние, внешние);
- Чтобы убрать рамку — нажмите «Нет».
Лайфхак: для маскировки сетки используйте белые границы.
5. Вкладка «Заливка»
Позволяет закрасить фон ячеек любым цветом или узором.
6. Вкладка «Защита»
Настройка защиты от случайного редактирования:
- Блокировка ячеек;
- Скрытие формул.
Защита ячейки активируется только после включения защиты листа.
Быстрые способы форматирования текста в Excel
Изменение шрифта:
- Через вкладку Главная → группа Шрифт.
- Через правый клик по ячейке → пункт Формат ячеек.
- Сочетание клавиш
Ctrl + 1→ вкладка Шрифт.
Форматирование отдельных фрагментов текста:
- Дважды кликните по ячейке и выделите нужный фрагмент — примените стиль.
Формат данных на ленте Excel
На вкладке Главная в группе Число можно быстро применить готовые форматы:
- Щёлкните стрелку в поле Формат числа и выберите нужный стиль (валюта, дата, процент и т.д.);
- Используйте кнопки $ — применяет валюту;
- Кнопка с нулями — включает разделитель тысяч;
- Кнопки Увеличить / Уменьшить разрядность — управляют количеством десятичных знаков.
Горячие клавиши для изменения формата данных Excel
| Сочетание клавиш | Формат |
|---|---|
Ctrl + Shift + ~ | Общий формат |
Ctrl + Shift + ! | Числовой с запятой и двумя знаками после запятой |
Ctrl + Shift + $ | Валюта с двумя знаками после запятой |
Ctrl + Shift + % | Проценты без десятичных |
Ctrl + Shift + ^ | Экспоненциальный формат |
Ctrl + Shift + # | Дата (дд-ммм-гг) |
Ctrl + Shift + @ | Время (чч:мм:сс) |
Почему форматирование может не работать?
Если вы видите в ячейке набор решеток (######), возможны две причины:
- Ячейка слишком узкая. Просто расширьте столбец.
- Отрицательная или некорректная дата. Excel поддерживает даты от
01.01.1900до31.12.9999.
Если же вы изменили формат, но ничего не произошло — вероятно, значение представлено в виде текста. В этом случае форматирование чисел не применяется.
Как избежать автоматического форматирования в Excel?
Excel сам решает, что именно вы вводите. Иногда это раздражает — особенно, когда вы вводите что-то вроде 1-4 или мар/5, а программа интерпретирует это как дату.
Решение: заранее задать формат Текст:
- Выделите нужный диапазон (или весь лист:
Ctrl + A); - Нажмите
Ctrl + 1→ вкладка Число → выберите Текст; - Нажмите ОК.
Теперь любые данные сохраняются как текст.
Совет: создайте шаблон книги Excel с нужным текстовым форматированием и сохраняйте его для повторного использования.
Альтернатива — ввод с апострофом
Добавьте перед значением ' — и Excel будет считать его текстом: '1-4, '03/05.
Вопросы и ответы
Если вы работаете с таблицами и хотите, чтобы ваш документ выглядел опрятно и профессионально, правильно выбранный формат данных ячейки Excel — это первый шаг к успеху.